Takie sytuacje niestety istnieją. Możesz mieć do czynienia z przełożonym, który krytykuje cię w obecności innych, faworyzuje innych twoim kosztem, „pożycza” sobie twoje pomysły, czy nawet obmawia cię za plecami. Możesz spotkać się z szefem, który nie odpowiada na twoje maile, zwleka w nieskończoność z podjęciem ważnej dla ciebie decyzji lub wręcz nie przekazuje ci istotnych informacji niezbędnych do pracy.

I choć przecież „nie odchodzi się od pracy tylko od szefa” to opcja „rzucenia papierami” nie zawsze jest rozwiązaniem. Czasem wystarczy konstruktywna informacja zwrotna. Jak dać dobry feedback w takiej sytuacji?

Oceń czy warto

Przeanalizuj, czy negatywne zachowanie przełożonego było jednorazowe, czy powtarzało się kilkukrotnie? Jeśli nieodpowiedniego zachowania nie możesz zrzucić np. na karb stresu czy złego dnia – to znak że warto zainterweniować.

Zastanów się też, czy potencjalne straty jakie możesz ponieść przewyższają zyski z przekazania feedbacku? Innymi słowy – na ile podniesienie tej sprawy może zmienić twoje relacje z przełożonym. Czy oceniasz, że szef po usłyszeniu feedbacku może zachować się defensywnie lub agresywnie? (pytanie, czy osoba tego typu w ogóle powinna zarządzać ludźmi to temat na inny artykuł).

Czy raczej zakładasz, że zależy mu na twoim rozwoju i pozostaniu w zespole, ale po prostu jest z jakiegoś powodu nieświadomy wpływu swojego zachowania? I finalnie doceni twoją szczerość? Jeśli nie masz pewności, za to masz obawy, to nie ryzykuj. Skonsultuj się w tej sprawie w pierwszej kolejności z działem HR.

Przygotuj siebie i szefa

Jeśli zdecydowałeś się na rozmowę to jej nie odkładaj. Daj znać szefowi, że chcesz z nim porozmawiać, nie ukrywając powodu. Na przykład tak: “Czy znajdziesz dla mnie pół godziny jutro przed południem? Chciałbym z tobą indywidualnie porozmawiać o naszym ostatnim spotkaniu”.  Bądź proaktywny. Ustal z nim dokładną godzinę i zablokuj czas w kalendarzu / wyślij zaproszenie na spotkanie.

Przemyśl jak zaczniesz rozmowę

Kluczowe są pierwsze zdania, które powinny nadać ton rozmowie. Zawrzyj w nich trzy elementy:

• wyraź wdzięczność, że mogliście się spotkać
• powiedz o swoich obawach w konstruktywny sposób
• upewnij się, że przełożony chce o nich porozmawiać

Na przykład tak:

„Dziękuję, że tak szybko znalazłeś dla mnie czas. Jest coś, co mnie niepokoi w związku z sytuacją z ostatniego zebrania. Ponieważ nie chcę, żeby w negatywny sposób odbiło się to na naszych relacjach ani na mojej pracy, to chcę szczerze o tym z tobą porozmawiać. Czy chcesz to teraz ze mną przegadać?”

Dlaczego w ten sposób? Ponieważ jeśli poprosisz go jednoznacznie o zgodę, trudno mu będzie odmówić, a jeszcze trudniej zrezygnować w trakcie lub zmienić temat.

Ustal feedback

Dobrze sprawdzi się model SBI: Sytuacja – Zachowanie – Wpływ, ponieważ w nim nie oceniasz, nie atakujesz, nie teoretyzujesz i nie generalizujesz. Za to dajesz konkretne argumenty.

• Sytuacja: określ dokładnie gdzie i kiedy sytuacja miała miejsce, żeby umieścić ją w kontekście
• Zachowanie: dokładnie i konkretnie, bez ogólników, wyjaśnij co usłyszałeś lub co się zadziało
• Wpływ: opisz jaki wpływ miało na ciebie to zachowanie w tej sytuacji

Na przykład tak:

„We wtorek podczas naszego działowego zebrania opisywałem trudny kejs jaki mam z klientem, a na koniec poprosiłem zespół o radę jak dalej powinienem działać. W odpowiedzi powiedziałeś mi przy wszystkich, że to jest mój problem i że jeśli po tylu latach nie wiem co z tym zrobić to powinienem się zastanowić czy chcę tu nadal pracować. To sprawiło, że zacząłem wątpić w moje kompetencje, a krytykowany publicznie poczułem się dodatkowo bardzo niekomfortowo.”

Przećwicz swoją rolę

Będziesz czuł się pewniej, jeśli przećwiczysz przed spotkaniem swoją rolę. Najlepiej przed kimś, kto po usłyszeniu odpowie ci na gorąco na te pytania:

• Czy to co powiedziałem brzmi autentycznie?
• Czy to co usłyszałeś jest dla ciebie jasne?
• Jak się poczułeś po wysłuchaniu mnie?  

Gdy się denerwujemy, możemy powiedzieć zbyt dużo lub w nieodpowiedni sposób. Niezależny słuchacz może wskazać ci co warto jeszcze poprawić lub na co położyć nacisk.

Przekaż informację zwrotną

Po opracowanym wstępie po prostu przekaż mu feedback, który przygotowałeś. I czekaj. Daj przełożonemu czas, aby przemyślał co usłyszał i odpowiedział. Nawet jeśli milczenie będzie trwało dla ciebie wieczność.

Jaką odpowiedź najlepiej byłoby usłyszeć? Na przykład taką:

„Przepraszam. Nie zdawałem sobie sprawy, że tak to możesz odebrać, znamy się przecież tyle czasu. Nie powinienem tak zareagować, to było niedojrzałe z mojej strony. Doceniam, że z tym do mnie przyszedłeś”.

Reaguj, gdy dzieje się źle

Nie każdy manager odpowie na feedback podręcznikowo. Jak możesz zareagować jeśli zamiast ze zrozumieniem spotkasz się z agresją, atakiem lub obwinianiem?

• Uniknij eskalacji gniewu: „Nie chciałem, żeby ta informacja cię zdenerwowała. Jeśli nie masz nic przeciwko, wrócimy do tej rozmowy w lepszym czasie”
• Poproś o wyjaśnienie: „Chciałem szczerze porozmawiać, ponieważ zależy mi, żeby nadal nam się dobrze razem pracowało. Przykro mi, że ta informacja cię zdenerwowała, czy możesz mi wyjaśnić dlaczego?
• Zachowaj milczenie, pozwalając drugiej stronie rozładować napięcie. Poczekaj, aż skończy mówić. Następnie spróbuj z jednym z punktów powyżej.

Zakończ podziękowaniem

Rozmowa może potoczyć się zgodnie z twoimi oczekiwaniami, albo przybrać nieoczekiwany obrót. Niezależnie od jej wyniku podziękuj, że manager znalazł czas i cię wysłuchał.